DOCUMENTOS CONTABLES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información, en ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE
Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación se clasifican en:
- Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej. facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
- Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
- Documentos que se archivan y generan registró: como la factura, la nota débito, la nota crédito, el ticket, los recibos, el pagaré, el cheque y la nota crédito bancaria.
- Documentos que sólo se archivan: como son la orden de compra, la nota de venta, el remito y el resumen de cuenta.
DOCUMENTOS CONTABLES MÁS UTILIZADOS
En la actualidad los documentos contables más usados son:
El cheque
La letra de cambio
El pagare
Factura cambiaría
C.D.T
Bonos
El cheque
La letra de cambio
El pagare
Factura cambiaría
C.D.T
Bonos
EL CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". Es utilizado para pagar, sin la necesidad de utilizar físicamente dinero.
LA LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio denominada en nuestro país "giro", es un documento mercantil que contiene una promesa u obligación de pagar una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.
EL PAGARÉ
Es un título valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros. Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero.
Factura Cambiaría
Factura Cambiaría La factura cambiaría de compraventa es otra clase de titulo valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un servicio, al comprador o beneficiario del servicio, en la cual está estipulado el valor que el comprador debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho pago.
C.T.D
El CDT (Certificado de Deposito a Término) es un titulo valor que emite un banco a un cliente que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de constituir el CDT.
El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser como mínimo de 30 días.
El CDT es redimible o reembolsable sólo en los plazos y términos pactados al momento de constituir el CDT, lo que quiere decir, que si el CDT se pactó a 360 días el banco no lo pagará ni podrá ser obligado a pagarlo hasta tanto se venza dicho término.
El CDT puede ser negociado o endosado.
Cada entidad financiera fija un monto o valor mínimo para la apertura de un CDT.
La tasa de interés que se paga por un CDT depende del plazo pactado y del monto del CDT.
Por lo general, los intereses o rendimientos financieros se pagan al vencimiento del título valor junto con el capital.
Un CDT puede ser renovado de forma automática
Los rendimientos financieros de los CDTs están sometidos a Retención en la fuente a una tarifa del 7% (10% sobre el 70% del pago o abono en cuenta por concepto de rendimientos financieros).
El rendimiento financiero que se paga por un CDT es superior al que paga una cuenta de ahorros.
Bonos
Un bono es un certificado de
deuda, es decir una promesa de pago futura documentada en un papel, que
determina el monto, plazo, moneda y secuencia de determinados pagos. Dicho de
otro modo, los bonos son una obligación que compromete al deudor a pagar una suma
determinada en una fecha fija, y al abono de intereses sobre su valor nominal
al porcentaje que el documento indique.
Las cuentas de obligaciones
por pagar aparecen en el balance como pasivo fijo. Es un valor de renta fija.
Su valor de vencimiento de la inversión conocido y constante. Estas son
obligaciones emitidas a plazos mayores de un año.
Normalmente, el comprador
del bono obtiene pagos periódicos de intereses y cobra el valor nominal del
mismo en la fecha de vencimiento, mientras que el emisor recibe recursos
financieros líquidos al momento de la colocación.
DOCUMENTOS NO CONTABLES
Son aquello documentos relacionados principalmente con la
operación de compras
Estos son algunos de ellos :
LA COTIZACIÓN
La cotización es: Es la
acción o efecto de cotizar, algo, algunas, muchas o pocas cosas.
Aquel documento o
información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un
documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción
y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación
con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al
documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Por
ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez litros de pintura y tres
kilos de cal”, “Ayer hablé con Lautaro para que me pase la cotización pero aún
no recibí nada”, “La cotización del servicio me dejó sin palabras”.
Más específicamente,
cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación
en un mercado bursátil o de una divisa. Más exactamente, la cotización es la
tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de
criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de
ese título y también puede estar regulada por el Estado: “El gobierno no dejará
que la cotización del dólar supere los cinco pesos”, “El contador está
preocupado por la pobre cotización de los títulos de la empresa”, “Si la
cotización de las acciones sigue subiendo, nos haremos millonarios o si bajan,
nos arruinaremos”.
PEDIDO
La orden de compra es un
documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica
cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El
documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o
servicios encargados.
NOTA DE REMISIÓN
La Nota de Remisión es aquel
documento que se utiliza casi excluyente mente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El
mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el
receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido
recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.
En tanto, dentro de lo que
se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier índole, libros,
muebles, etc., la nota de remisión servirá como prueba documental que la
entrega de bienes se hizo conforme.
Documentos
de soporte
Los soportes contables son
los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de
una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de
elaborarlos
Todas las operaciones
económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de
contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean
justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas,
es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales
y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición
y sus principales
RECIBO
DE CAJA
El recibo de caja es un
soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados
por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se
contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos
parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de
ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
COMPROBANTE
DE EGRESO
Los comprobantes de egreso
es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se
realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las
pequeñas como para grandes empresas (Negocios).
Antes de la elaboración de
un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los
bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o
ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque
y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe
anular también todas las copias, igual que como se procede con otros
documentos.
FACTURA
También conocida como
factura de compra o factura comercial, es un documento que refleja toda la
información de una operación de compraventa porque muestra o detalla el
producto comprado o vendido.
Tipos de factura
Factura rectificativa.- es
aquel documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la
devolución de la mercancía.
También es precisamente un
tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar algún dato que
sea necesario
Factura recapitulativa.-.
Emitir una factura hacia un mismo destino en reiteradas ocasiones puede
volverse un proceso tedioso, para evitar estos inconvenientes y volver el
proceso más sencillo existen las facturas recapitulativas que sirven para
agrupar una serie de facturas.
NOTA
DE CONTABILIDAD
La nota de contabilidad es
un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros
contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u
operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.
En primer lugar, se debe
hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros,
necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas. Una factura
no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro
documento diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes, el único
documento válido es la factura, o documento equivalente en el caso que la
operación se realice con una persona no obligada a facturar.
Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
CARTAS
La expedición de cartas u oficinas está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían de estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre del 2001.
MEMORANDO
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
CIRCULAR
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.
INFORMES
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o el cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
CONSTANCIA
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:
Tiempo de servicio,
Experiencia,
Salarios u honorarios,
Clases de trabajo,
Jornada laboral,
Cumplimiento de comisiones y
Comportamiento del trabajador, entre otros.
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.
EL MENSAJE ELECTRÓNICO
El mensaje electrónico es un
sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de
cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se puede
utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier
otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido, razón por
la cual se recomienda tener en cuéntalas disposiciones de esta guía para cada
uno de estos casos.
Para garantizar el éxito en
el intercambio del correo electrónico, se presentan las siguientes sugerencias.
Se recomienda a las
organizaciones que disponen de Internet y servicios de correo electrónico,
reglamentar su utilización y asignar responsabilidades con base en usuarios
debidamente autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como
institucional.
TARJETAS PROTOCOLARIAS
Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo delas relaciones públicas y de negocios. Proyectan no sólo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios.
SOBRES COMERCIALES
Un sobre es una cubierta de
papel u otro material utilizado para introducir en su interior cartas,
tarjetas, billetes y documentos que se entregan en mano o envían por correo. El
sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso
y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa, quedando la
solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas
de material de oficina, y también se pueden personalizar encargándolos a una
imprenta.
