Documentos Contables y Organizacionales de una Empresa

DOCUMENTOS CONTABLES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa.

Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información, en ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.

CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE

Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación se clasifican en:

• Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej. facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
• Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:

• Documentos que se archivan y generan registró: como la factura, la nota débito, la nota crédito, el ticket, los recibos, el pagaré, el cheque y la nota crédito bancaria.
• Documentos que sólo se archivan: como son la orden de compra, la nota de venta, el remito y el resumen de cuenta.

DOCUMENTOS CONTABLES MÁS UTILIZADOS

En la actualidad los documentos contables más usados son:


El cheque 
La letra de cambio
El pagare 
Factura cambiaría
C.D.T
Bonos

EL CHEQUE

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". Es utilizado  para pagar, sin la necesidad de utilizar físicamente dinero.

LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio denominada en nuestro país "giro", es un documento mercantil que contiene una promesa u obligación de pagar una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.

EL PAGARÉ

Es un título valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros. Es  un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero.

Factura Cambiaría 

Factura Cambiaría La factura cambiaría de compraventa es otra clase de titulo valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un servicio,  al comprador o beneficiario del servicio, en la cual está estipulado el valor que el comprador debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho pago.

C.T.D

El CDT (Certificado de Deposito a Término) es un titulo valor que emite un banco a un cliente que ha hecho un depósito de dinero  con el propósito de constituir el CDT.

El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser como mínimo de 30 días.

El CDT es redimible o reembolsable sólo en los plazos y términos pactados al momento de constituir el CDT, lo que quiere decir, que si el CDT se pactó a 360 días el banco no lo pagará ni podrá ser obligado a pagarlo hasta tanto se venza dicho término.

El CDT puede ser negociado o endosado.

Cada entidad financiera fija un monto o valor mínimo para la apertura de un CDT.

La tasa de interés que se paga por un CDT depende del plazo pactado y del monto del CDT.

Por lo general, los intereses o rendimientos financieros se pagan al vencimiento del título valor junto con el capital.

Un CDT puede ser renovado de forma automática

Los rendimientos financieros de los CDTs están sometidos a Retención en la fuente  a una tarifa del 7% (10% sobre el 70% del pago o abono en cuenta por concepto de rendimientos financieros).

El rendimiento financiero que se paga por un CDT es superior al que paga una cuenta de ahorros.

Bonos 

Un bono es un certificado de deuda, es decir una promesa de pago futura documentada en un papel, que determina el monto, plazo, moneda y secuencia de determinados pagos. Dicho de otro modo, los bonos son una obligación que compromete al deudor a pagar una suma determinada en una fecha fija, y al abono de intereses sobre su valor nominal al porcentaje que el documento indique.

Las cuentas de obligaciones por pagar aparecen en el balance como pasivo fijo. Es un valor de renta fija. Su valor de vencimiento de la inversión conocido y constante. Estas son obligaciones emitidas a plazos mayores de un año.

Normalmente, el comprador del bono obtiene pagos periódicos de intereses y cobra el valor nominal del mismo en la fecha de vencimiento, mientras que el emisor recibe recursos financieros líquidos al momento de la colocación.

DOCUMENTOS NO CONTABLES 

Son aquello documentos relacionados principalmente con la operación de compras

Estos son algunos de ellos :

LA  COTIZACIÓN

La cotización es: Es la acción o efecto de cotizar, algo, algunas, muchas o pocas cosas.

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Por ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez litros de pintura y tres kilos de cal”, “Ayer hablé con Lautaro para que me pase la cotización pero aún no recibí nada”, “La cotización del servicio me dejó sin palabras”.

Más específicamente, cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil o de una divisa. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título y también puede estar regulada por el Estado: “El gobierno no dejará que la cotización del dólar supere los cinco pesos”, “El contador está preocupado por la pobre cotización de los títulos de la empresa”, “Si la cotización de las acciones sigue subiendo, nos haremos millonarios o si bajan, nos arruinaremos”.

PEDIDO

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.

NOTA DE REMISIÓN 

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyente mente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier índole, libros, muebles, etc., la nota de remisión servirá como prueba documental que la entrega de bienes se hizo conforme.

Documentos de soporte

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales

RECIBO DE CAJA

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

COMPROBANTE DE EGRESO

Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas (Negocios).

Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.

FACTURA 

También conocida como factura de compra o factura comercial, es un documento que refleja toda la información de una operación de compraventa porque muestra o detalla el producto comprado o vendido.

Tipos de factura

Factura rectificativa.- es aquel documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía.

También es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar algún dato que sea necesario

Factura recapitulativa.-. Emitir una factura hacia un mismo destino en reiteradas ocasiones puede volverse un proceso tedioso, para evitar estos inconvenientes y volver el proceso más sencillo existen las facturas recapitulativas que sirven para agrupar una serie de facturas.

NOTA DE CONTABILIDAD

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas. Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes, el único documento válido es la factura, o documento equivalente en el caso que la operación se realice con una persona no obligada a facturar.

Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

CARTAS

La expedición de cartas u oficinas está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían de estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase  Acuerdo 060 del AGN, de octubre del 2001.

MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

CIRCULAR

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

INFORMES

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o el cumplimiento de sus funciones.

Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CONSTANCIA

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.

Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:

Tiempo de servicio,

Experiencia,

Salarios u honorarios,

Clases de trabajo,

Jornada laboral,

Cumplimiento de comisiones y

Comportamiento del trabajador, entre otros.

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es la  relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.

EL MENSAJE ELECTRÓNICO

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda tener en cuéntalas disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos.

Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se presentan las siguientes sugerencias.

Se recomienda a las organizaciones que disponen de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentar su utilización y asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como institucional.

TARJETAS PROTOCOLARIAS

Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo delas relaciones públicas y de negocios. Proyectan no sólo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios.

SOBRES COMERCIALES 

Un sobre es una cubierta de papel u otro material utilizado para introducir en su interior cartas, tarjetas, billetes y documentos que se entregan en mano o envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa, quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material de oficina, y también se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.

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